表を作成しようと思った時に、どのソフトを使うのが正解なのか考えたことはありませんか？
代表的な表計算ソフト「Excel」と「スプレッドシート」についてどんな時にどちらを使うのが良いのか、違いについてご案内します

■表計算ソフトといえば■

表計算ソフトは無料のものから有料のものまで数々ありますが代表的なものは

　❖Excel

　❖スプレッドシート

こちらの2つではないでしょうか。弊社でもこの2つを多用しています。

どちらも表計算ソフトで基本的な機能は同じです。どちらも使用されたことがある方は「どっちを使えばいいの？」と迷ったことがあるのでは無いでしょうか？

■結論■

❖どちらも使う

まず結論からお伝えすれば、どちらかだけでなく状況に合わせて選んで利用するのがおすすめです。

どちらかがより優れているわけではなく、それぞれのソフトに特徴があるのでそれを把握した上で利用するソフトを判断しましょう。

ソフトについて理解すると自ずとどちらの方が向いているかが見えてくるはずです。

では、それぞれのソフトについて見ていきましょう。

■共通点■

❖表計算はどちらも出来る

Excelもスプレッドシートも、表計算ができるのは変わりません。

見た目も大部分は同じで、セルにデータを入力･計算･グラフ作成が可能です。

関数の種類はExcelのほうが少し多いですが、さほど差はなく、SUMやIFなど基本的な関数はどちらも利用可能です。

Excelとスプレッドシートの基本機能で異なる部分としては、ショートカットキー程度。　とはいえ、保存やコピーといった基本的な操作は同じです。

❖他ユーザーと共同編集

どちらも、他ユーザーとファイルを共有しての同時作業ができます。順番にファイルを開く必要が無く効率的に作業を進められます。

＊このことについては以前のExcelしか使用したことが無い方にとっては馴染みの無いことかもしれません。

かくいう私もその1人で、使い始めた何年も前のExcelは購入してパソコンにダウンロード（もしくは既に装備されたパソコンを購入）してオフラインで使用するのが当たり前でした。

現在はExcelにも沢山のバージョンがあり、物によっては出来ることがかなり大きく増えています。オンライン上にデータを保存すれば共同作業も可能ですし、機能は限られるものの無料で使用できるExcelも登場しています。

■それぞれの特徴と注意点■

❖Excelの特徴

マイクロソフト社が提供している表計算ソフトで「表計算ソフトといえば、Excel」といった具合に、ビジネスに根付いており誰でも知っているサービスと言えるでしょう。

主な特徴は

　　1.費用がかかる

　　2.インストール型

　　3.フォントの数、罫線やグラフの種類が豊富

といった点です。

①Excelは有料ソフトです。

価格は販売形式やプランにもよりますが約1万円〜。高いと感じるか安いと感じるかはその人次第でしょう。

無料でExcelが使える「Office Online」というサービスもありますが、こちらには機能制限があります。ビジネスの場で使うなら、有料版が望ましいです。

②Excelはパソコンにインストールして使用します。

そのため、ネット環境が無くても使用が可能です。

パソコンのスペック（性能）にもよりますがスプレッドシートより動作が軽いのも特徴です。

ただし、保存容量はパソコンについているストレージ（記憶装置）次第です。Excelが容量を圧迫することは稀だと思いますが、他に動画や画像を大量に保存している場合は注意が必要かもしれません。

③フォント、罫線やグラフは種類が充実しています。

見た目に拘る場合やより自由なレイアウトにしたい場合はExcelが便利です。

向いているケース
・外部の人とデータ共有する機会が多い場合
・こだわった資料を作成したい場合

❖スプレッドシートの特徴

Google社が提供している表計算ソフトで、表や計算の作成、簡易的なデータの保存、データの共有などに利用可能です。

主な特徴は

　　1.無料で使える

　　2.クラウド型

　　3.複数人で使いやすい

　　4.他のGoogleサービスとの連携

といった点です。

①スプレッドシートは無料で使用可能です。

Googleのアカウントがあれば誰でも使用することが出来、手軽に導入することができます。

②スプレッドシートは基本的にオンラインで使用するクラウド型です。

ファイルはGoogleクラウドに自動的に保存され、紛失や上書き保存をし忘れることもありません。

ただし、回線状況や大きなデータを扱う場合には動作が重くなることもあり注意が必要です。

設定をすればオフライン利用も可能ですが基本的にはオンラインでの使用となります。

③スプレッドシートは複数人数で共有･同時編集が前提

URLを共有すればアクセスした複数名のユーザーで快適なオンライン同時編集が可能です。

④スプレッドシートはGoogle社が提供しているソフトなので、他のGoogleサービスとの連携が可能。

スプレッドシートで作成した予定表をGoogleカレンダーに連携するなんてことも可能です。

向いているケース
・複数人で使用する場合
・スマホやタブレットなどからアクセスしたい場合
・簡単なグラフや表で問題ない場合
・Google社の他のソフトと連携して使用したい場合

■まとめ■

ここまで説明してきたように、目的･共同編集する人数などによって使い分けるのが一番です。

エクセルもスプレッドシートも関数が増えるなど機能が追加されて、どんどん便利になっています。

それぞれのソフトについての最新情報を集めておくのも重要ですね。

●スプレッドシートも利用者が増えているとはいえ、ビジネスの現場ではExcelが主流。

　グラフや罫線など細かい機能はExcelのほうが優れており、動作も軽い。

　見た目にこだわって作成したい場合はExcel

●スプレッドシートは、ファイル共有と手軽さがExcelよりも上。

　大人数で作業するならこちらが便利。

➔Excelとスプレッドシートは一長一短。

　基本的な操作はどちらも変わらないので、両方を導入し、必要に応じて使い分けられるようにしておくのがオススメです。